Cobranza Judicial por Gastos Comunes

¡Hola amigos! Como abogado especialista en ley de condominios, sé que la cobranza judicial es el último recurso para recuperar expensas comunes adeudadas. Sin embargo, cuando la vía amistosa no da resultados, es crucial estar bien preparados para iniciar el proceso legal.

En este artículo, te guiaré sobre la documentación esencial que debes reunir antes de iniciar un proceso judicial por cobranza de gastos comunes en Ecuador.

La Importancia de la Documentación

Contar con la documentación adecuada es fundamental para el éxito de la cobranza judicial. Esta documentación servirá como prueba de la deuda y permitirá al juez determinar la procedencia de la demanda.

Un administrador de propiedad horizontal organizado y previsor tendrá toda la documentación en orden, facilitando el proceso y aumentando las posibilidades de éxito.

Documentación Esencial para la Cobranza Judicial

1. Reglamento de Copropiedad: El reglamento de copropiedad es el documento fundamental que rige la vida en comunidad. Debe incluir las normas sobre el pago de gastos comunes, las sanciones por mora, y los procedimientos para la cobranza.

2. Actas de Asamblea: Las actas de asamblea donde se aprobaron los gastos comunes son esenciales para demostrar la existencia y el monto de la deuda. Asegúrate de que las actas estén debidamente firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea.

3. Avisos de Cobro: Los avisos de cobro de gastos comunes deben ser enviados a los copropietarios morosos de forma periódica. Estos avisos deben incluir el detalle de la deuda, los plazos de pago, y las consecuencias de la mora. Es importante que los avisos estén firmados por el administrador de propiedad horizontal.

4. Estados de Cuenta: Los estados de cuenta individuales de cada copropietario deben mostrar el detalle de los gastos comunes, los pagos realizados, y el saldo pendiente.

5. Comprobantes de Pago: Recopila los comprobantes de pago de los gastos comunes, como facturas de servicios básicos, mantenimiento, y administración.

6. Certificación de Deuda: El administrador de propiedad horizontal debe emitir una certificación de deuda que indique el monto total adeudado por el copropietario moroso, incluyendo los intereses de mora y las multas aplicables.

7. Comunicaciones: Guarda copias de todas las comunicaciones con el copropietario moroso, como correos electrónicos, cartas, y mensajes de texto. Estas comunicaciones pueden servir como prueba de los intentos de cobranza extrajudicial.

Consejos Adicionales

• Organiza la documentación de forma clara y cronológica.

• Asegúrate de que la documentación esté completa y actualizada.

• Digitaliza la documentación para facilitar su acceso y almacenamiento.

• Busca asesoría en propiedad horizontal de un abogado especialista en ley de condominios para revisar la documentación antes de iniciar la demanda.

SECCIÓN PREGUNTAS Y RESPUESTAS

1. ¿Qué es la cobranza judicial por gastos comunes en Ecuador y por qué es importante la documentación?

La cobranza judicial por gastos comunes en Ecuador es el procedimiento legal que permite a una comunidad o condominio recuperar gastos comunes adeudados por un copropietario moroso. La importancia de la documentación radica en que sirve como prueba esencial para demostrar la deuda ante el juez, garantizando que el proceso legal tenga fundamentos sólidos. Entre los documentos clave están el reglamento de copropiedad, actas de asamblea, avisos de cobro y estados de cuenta.

2. ¿Por qué es esencial el reglamento de copropiedad en una cobranza judicial?

El reglamento de copropiedad es el documento que establece las normas internas del condominio, incluyendo las obligaciones de pago de gastos comunes y las sanciones por mora. En un juicio, este reglamento demuestra la existencia de una obligación legalmente establecida y otorga soporte jurídico en la estación probatoria.

3. ¿Qué documentos son fundamentales para respaldar la existencia de una deuda de gastos comunes?

Los documentos principales suelen ser los siguientes:

• Reglamento de Copropiedad

• Actas de Asamblea

• Avisos de Cobro

• Estados de cuenta

• Certificación de Deuda (emitido por el administrador)

• Comprobantes de Pago

4. ¿Cómo influyen los avisos de cobro en el proceso de cobranza judicial?

Los avisos de cobro documentan la gestión infructuosa realizada para recabar el crédito. Pueden modificar la apreciación del juez en cuanto a las costas procesales.

5. ¿Qué importancia tienen las actas de asamblea en la cobranza judicial?

Las actas de asamblea son órdenes para el Administrador. En ellas el Administrador, al igual que el Gerente de una compañía, se somete a las instrucciones dadas por la Asamblea de propietarios.

6. ¿Qué papel desempeña la certificación de deuda en el juicio de cobranza?

La certificación de deuda es un documento oficial emitido por el administrador de propiedad horizontal. Contiene el monto total adeudado, incluyendo intereses de mora y multas. Este documento facilita el juicio al consolidar toda la información en una única prueba.

7. ¿Cómo se pueden documentar los intentos de cobranza extrajudicial?

Para documentar

• Cartas de aviso.

• Correoes electrónicos

• Mensajes de texto.

Estas pruebas muestran que se intentaron resolver las deudas de forma amistosa antes de recurrir al ámbito judicial, lo cual puede ser considerado favorablemente por el juzgador.

8. ¿Qué errores se deben evitar al preparar la documentación para una cobranza judicial?

Los errores más comunes:

• Presentar documentos incompletos o desactualizados.

• No contar con actas de asamblea firmadas.

• Carecer de avisos de cobro claros y formales.

• No tener estados de cuenta orgánica

Estos errores pueden ralentizar el proceso o incluso llevar al juez a desestimar el caso por falta de pruebas.

9. ¿Por qué es útil digitalizar la documentación antes de iniciar la cobranza judicial?

La digitalización de documentos permite un acceso rápido y eficiente a la información necesaria para el juicio. Además, facilita el almacenamiento seguro de actas, certificaciones y comprobantes, y reduce el riesgo de extravío de documentación clave.

10. ¿Qué beneficios ofrece contar con la asesoría de un abogado especializado en propiedad horizontal?

Un abogado especialista conoce las leyes aplicables a la propiedad horizontal en Ecuador, domina los procedimientos legales y puede garantizar que la documentación presentada sea correcta y completa. Esto aumenta significativamente las probabilidades de éxito en la cobranza.

11. ¿Cómo afecta el desconocimiento del reglamento de copropiedad a un copropietario moroso?

El desconocimiento del reglamento de copropiedad no exime a un copropietario de sus obligaciones legales. Este reglamento es un documento público que todo propietario debe conocer al adquirir su inmueble. En un juicio, el juez consideró el reglamento como una base válida para determinar la obligación de pago.

12. ¿Qué papel juegan los intereses de mora en la certificación de deuda?

Los intereses de mora, estipulados en el reglamento de copropiedad, se añaden al saldo pendiente para compensar el retraso en los pagos. Estos intereses incrementan el total de la deuda y forman parte de la certificación que se presenta.

13. ¿Cómo contribuye una comunidad organizada al éxito de la cobranza judicial?

Una comunidad organizada tiene documentación actualizada, actas debidamente firmadas y estados de cuenta claros. Esta preparación demuestra al juez que el reclamo es legítimo y agiliza el proceso legal, aumen

14. ¿Qué pasa si no se presentan avisos de cobro en el juicio?

La ausencia de avisos de cobro puede debilitar el caso, ya que estos documentos demuestran que el moroso fue informado de su deuda y se le dio la oportunidad de saldarla. Es fundamental tener registros claros de los intentos de notifición.

15. ¿Dónde se puede obtener ayuda profesional para una cobranza judicial de gastos comunes en Ecuador?

Empresas como COBRAPOCO ofrecen planes para realizar una cobranza judicial efectiva.

Conclusión

Reunir la documentación adecuada es el primer paso para una cobranza judicial exitosa. Con una buena organización y la asesoría en propiedad horizontal de un profesional, podrás recuperar las expensas adeudadas y asegurar el bienestar de tu comunidad.

¿Necesitas ayuda con la cobranza judicial en tu condominio?

¡Contáctanos! En COBRAPOCO somos expertos en propiedad horizontal y podemos ayudarte a resolver tus conflictos. 

Por el camino del derecho,

 Por: Efraín Chávez Mora

DIRECTOR DE COBRAPOCO