Guía integral para Administradores de Condominio en Ecuador

Por Efraín Chávez Mora
Abogado especialista en Propiedad Horizontal – 35 años de ejercicio profesional

Introducción

Después de más de tres décadas asesorando condominios, administradores y copropietarios en Ecuador, puedo afirmar que la propiedad horizontal es uno de los regímenes jurídicos que más conflictos genera… y también uno de los que mejor puede funcionar cuando existe gestión, prevención y criterio legal.

Esta Guía Integral para Administradores de Condominios recoge, de manera ordenada y estratégica, todas las recomendaciones prácticas, jurídicas y operativas que he desarrollado en distintos artículos sobre gastos comunes, morosidad, cobranza extrajudicial y judicial, conflictos en condominios y rol del administrador.

El objetivo es doble:

• Servir como manual práctico para administradores de condominios en Ecuador.

• Posicionarse como un artículo de alto valor SEO, completo, no repetitivo y de referencia obligada en materia de propiedad horizontal.

1. La Propiedad Horizontal en Ecuador: marco legal esencial

La vida en condominios en Ecuador se rige por la Ley de Propiedad Horizontal, el reglamento interno de copropiedad y, de forma supletoria, por normas civiles y procesales.

Este régimen impone derechos, pero sobre todo obligaciones claras, entre ellas:

• Contribuir al pago de gastos comunes.

• Respetar las decisiones de la asamblea.

• Cumplir el reglamento interno.

El administrador es el eje operativo y legal que conecta estas obligaciones con su cumplimiento efectivo.

2. El rol del administrador de condominios: funciones clave

Un administrador no es solo un gestor operativo. Es, en la práctica, el primer filtro de prevención de conflictos.

Funciones esenciales del administrador:

Gestión financiera

• Elaborar presupuestos anuales claros.

• Llevar contabilidad ordenada y verificable.

• Administrar ingresos y egresos.

Cobranza de gastos comunes

• Emitir avisos de cobro oportunos.

• Controlar la morosidad.

• Negociar convenios de pago.

• Coordinar acciones legales cuando sea necesario.

Administración y legalidad

• Convocar y ejecutar decisiones de asamblea.

• Custodiar actas y documentación.

• Hacer cumplir el reglamento interno.

Mantenimiento y servicios

• Supervisar áreas comunes.

• Contratar proveedores.

• Ejecutar reparaciones necesarias.

Comunicación y transparencia

• Informar periódicamente a los copropietarios.

• Rendir cuentas claras.

3. Gastos comunes: el nervio del condominio

Los gastos comunes (expensas o alícuotas) son el sostén económico del condominio.

¿Qué son los gastos comunes?

Son todos los costos destinados a:

• Mantenimiento de áreas comunes.

• Administración.

• Seguridad.

• Servicios básicos comunes.

• Reparaciones ordinarias y extraordinarias.

¿Quiénes están obligados a pagarlos?

• Todos los copropietarios, conforme a su coeficiente de copropiedad.

• El uso o no uso del bien común no exime del pago.

¿Cómo se calculan?

• En función de los coeficientes de copropiedad establecidos en el reglamento.

4. El gran problema: la morosidad en condominios

La morosidad es el conflicto más frecuente en propiedad horizontal.

Consecuencias de la morosidad:

• Falta de liquidez.

• Deterioro de áreas comunes.

• Conflictos entre vecinos.

• Riesgo de demandas y desgaste institucional.

La morosidad mal gestionada destruye la convivencia y expone al administrador.

5. Prevención: la mejor estrategia del administrador

En mi experiencia, el 70 % de los conflictos se evitan con prevención.

Claves preventivas:

• Reglamento interno claro y actualizado.

• Presupuestos transparentes.

• Información oportuna a copropietarios.

• Avisos de cobro claros y documentados.

• Registro detallado de pagos.

Un condominio informado es un condominio que paga.

6. Cobranza extrajudicial: el primer y mejor camino

Antes de acudir a tribunales, el administrador debe agotar la cobranza extrajudicial.

¿En qué consiste?

• Recordatorios oportunos.

• Contacto directo con el deudor.

• Negociación.

• Convenios de pago.

Convenios de pago: una herramienta clave

Un buen convenio:

• Establece cuotas y plazos claros.

• Se firma por escrito.

• Prevé consecuencias por incumplimiento.

• Se monitorea permanentemente.

La flexibilidad bien aplicada evita juicios innecesarios.

7. ¿Cuándo pasar a la cobranza judicial?

Cuando:

• El deudor ignora acuerdos.

• Incumple convenios.

• La deuda se vuelve estructural.

Aquí, la asesoría de un abogado especialista en propiedad horizontal es indispensable.

8. Cobranza judicial en propiedad horizontal en Ecuador

Vía adecuada

En la práctica, el mecanismo más eficiente es el juicio monitorio.

Requisitos básicos:

• Acta de asamblea que apruebe los gastos.

• Detalle individualizado de la deuda.

• Avisos de cobro firmados por el administrador.

• Identificación del deudor.

Etapas del proceso:

• Fase prejudicial.

• Presentación de demanda.

• Notificación.

• Auto de pago.

• Ejecución (embargo si es necesario).

Un auto de pago firme equivale a una sentencia ejecutable.

9. Ejecución y medidas de cobro

Si el deudor no paga:

• Embargo de bienes.

• Retención de fondos.

• Otras medidas legales permitidas.

Un juicio bien planteado sí permite cobrar.

10. Tecnología al servicio del administrador

Hoy existen herramientas que facilitan la gestión:

• Sistemas de cobranza automatizada.

• Recordatorios electrónicos.

• Reportes de morosidad.

• Gestión documental.

La tecnología reduce conflictos y errores.

11. El abogado especialista en ley de condominios

El abogado no debe aparecer solo en crisis.

Aporta valor en:

• Prevención legal.

• Revisión de reglamentos.

• Asesoría al administrador.

• Cobranza extrajudicial y judicial.

• Defensa del condominio.

Un condominio con respaldo legal funciona mejor.

Conclusión final

Administrar un condominio no es solo cobrar alícuotas. Es gestionar personas, recursos y conflictos bajo un marco legal exigente.

Con organización, prevención y asesoría especializada, la propiedad horizontal puede ser un espacio de convivencia ordenada y sostenible.

Esta guía resume 35 años de experiencia práctica en propiedad horizontal, puesta al servicio de administradores responsables y condominios que quieren funcionar bien.

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Por: Efraín Chávez Mora
Director – COBRAPOCO