Lo que significa Cobrar Facturas Impagas

 El cobro de facturas impagas en Ecuador implica el proceso de recuperar montos adeudados por clientes o empresas que no han cumplido con sus obligaciones de pago dentro de los plazos establecidos. Este escenario es común en el comercio y en las relaciones empresariales, y puede deberse a diversas razones, desde dificultades económicas hasta conflictos contractuales.

 Para cualquier empresa, las facturas impagas representan un riesgo financiero significativo. Recuperarlas no solo es esencial para mantener la liquidez del negocio, sino también para garantizar la estabilidad operativa. En Ecuador, el marco legal ofrece diversas herramientas para abordar esta situación, desde gestiones extrajudiciales hasta procedimientos judiciales más formales.

 Principales razones por las que las facturas quedan impagas y cómo prevenirlo

Razones comunes de impagos

1. Falta de liquidez del cliente: Una situación económica, como la que ahora vivimos los ecuatorianos, de una clara recesión, esto generalmente suele llevar a retrasos en los pagos sino a la pérdida total del crédito.

2. Desacuerdos sobre los términos: Diferencias en la interpretación de los acuerdos contractuales o reclamos de calidad.

3. Falta de control interno: Las empresas con procesos poco estructurados suelen tener más problemas de cobranza.

Estrategias de prevención

Para reducir los riesgos, recomiendo implementar prácticas que he utilizado exitosamente como abogado especializado y de las que ya hemos hablado con mucha amplitud en este Blog:

- Formalizar las relaciones comerciales: Un contrato detallado y firmado por ambas partes es fundamental.

- Establecer plazos claros: Asegúrate de incluir fechas específicas de pago en cada factura.

- Monitorear de forma proactiva: Realiza seguimientos constantes a tus clientes para recordarles sus obligaciones.

La importancia de la documentación comercial: claves para asegurar el cobro

   Mi experiencia me ha demostrado que la documentación adecuada es crucial para recuperar facturas impagas, especialmente en contextos legales. En Ecuador, los documentos probatorios son determinantes en juicios monitorios. De ahí que mi recomendación será generar documentos probatorios de manera calculada y anticipada. Entre más, mejor. Los abogados solemos decir que "lo que abunda, no daña". Aquí algunas recomendaciones esenciales:

- Actas de entrega-recepción: Registra la entrega de productos o servicios de forma detallada.

- Solicitudes de crédito: Un formato claro y firmado que detalle las condiciones de venta a plazos. Los clientes, antes del crédito,  se suele decri que firman cualquier cosa que se les presente.

- Documentos de garantía: Incluye letras de cambio, pagarés o garantías reales como respaldo. Estos son títulos ejecutivos más contundentes, para juicios ejecutivos. Si logras que los firmen, adelante. Estos documentos generalmente vienen en formatos muy conocidos, por lo que ofrecen resistencia para ser firmados. Por ello suelo disfrasarlos, si me permiten el término, con documentos escriturarios comunes, como para probar una entrega-recepción, pero si estos simples papeles que pueden ser incluso escritos a mano, si contienen los requisitos que la ley establece para considerarlos títulos ejecutivos, estamos frente a un TITULO EJECUTIVO. La forma no importa. El contenido (los requisitos formales) es lo que cuenta.

- Comunicación formal: Conserva correos electrónicos y otros medios que validen los acuerdos.

Esta preparación no solo asegura una prueba contundente, sino que también protege a la empresa ante posibles disputas.

Procedimientos legales para cobrar facturas impagas en Ecuador: opciones y pasos

  En Ecuador, la normativa ofrece diferentes vías para recuperar deudas. Estas son las más utilizadas:

1. Gestión extrajudicial: Consiste en negociar con el deudor para llegar a un acuerdo sin acudir a instancias legales. En esta parte, es muy bueno considerar la posibilidad de invitar a deudor a una Oficina de Mediación. La sola invitación, es muy efectiva para arrinconar al deudor al pago. No hay que olvidar que un acuerdo en Oficina de Mediación, como las del Consejo de la Judicatura, tienen fuerza de sentencia ejecutoriada.

2. Juicio monitorio: Ideal para deudas documentadas que no cuentan con título ejecutivo, este procedimiento es rápido y eficiente.

3. Juicio ordinario: Utilizado cuando no se dispone de documentos que respalden la deuda como título ejecutivo o la deuda es superior a los 50 salarios básicos del trabajador en general.

4. *Procesos de ejecución forzosa: Se aplican una vez obtenida una sentencia favorable, para embargar bienes del deudor.

 Cada opción tiene sus particularidades, y el éxito depende de elegir la estrategia adecuada según el caso.

Cómo aprovechar los juicios monitorios para recuperar facturas impagas rápidamente

  El juicio monitorio es una herramienta legal efectiva en Ecuador para el cobro de facturas impagas. Este procedimiento permite que el acreedor demande el pago de deudas con base en documentos no muy firmes, esto es, con pruebas no tan claras, sino que dependen de una relación previa o de documentos dispersos que puedan configurar la prueba de un crédito. 

Desde mi experiencia, el éxito en este tipo de juicio radica en:

1. Preparación: Asegúrate de contar con documentos sino claros, al menos abundantes, y en regla.

2. Asesoría adecuada: Un abogado con experiencia en este ámbito puede acelerar significativamente el proceso.

3. Seguimiento: Mantén una revisión constante del proceso en línea y asegurate de comunicarte con tu abogado.

   Consejos prácticos de un abogado experto para empresas y comerciantes

   Durante mis años de práctica, he identificado las siguientes claves para manejar facturas impagas con éxito:

- Establece relaciones comerciales sólidas: Evalúa la solvencia de tus clientes antes de ofrecer crédito.

- Documenta todo: Desde actas de entrega hasta correos electrónicos, cada detalle cuenta.

- Actúa rápidamente: No dejes que las facturas se acumulen; un seguimiento proactivo mejora las posibilidades de recuperación.

- Confía en profesionales: Trabaja con abogados especializados en cobranza para garantizar un manejo eficiente y legal del proceso.

Preguntas frecuentes sobre el cobro de facturas impagas en Ecuador

1. ¿Qué se necesita para iniciar un juicio monitorio en Ecuador?  

Documentos  que de alguna menra demuestren la deuda de forma más o menos clara.

2. ¿Cuánto tiempo toma recuperar una factura impaga?  

Depende del procedimiento. Los juicios monitorios suelen resolverse en pocos meses, mientras que otros procesos pueden ser más largos.

3. ¿Es posible negociar con el deudor durante el proceso judicial?  

Sí, en cualquier etapa del proceso es posible llegar a un acuerdo extrajudicial que beneficie a ambas partes y terminar el proceso. Dicen que muerto el perro, terminada la rabia.

Por el camino del derecho,

 Por: Efraín Chávez Mora

Director de COBRAPOCO