¿Cómo documentar la cobranza extrajudicial para que sea válida en juicio?

Cómo documentar una cobranza extrajudicial para que sea válida en juicio en Ecuador

Palabras clave trabajadas (exclusivas de este artículo):

• gestión de cobranza
  
  

• gestión de cobros
  
  

• cobranza efectiva
  
  

(no se introducen otras para evitar solapamientos con artículos anteriores o posteriores)

1. La idea errónea más común sobre la cobranza extrajudicial

Muchos acreedores —y no pocos gestores de cobro— creen que:

“si el deudor debe, cualquier gestión de cobranza sirve luego en juicio”.

Esto no es correcto.

En Ecuador, no toda gestión de cobranza tiene valor probatorio, y una cobranza mal documentada puede ser jurídicamente inútil, o incluso contraproducente.

2. La clave jurídica: la carga de la prueba

El punto de partida es un principio procesal básico.

📌 Código Orgánico General de Procesos (COGEP)

Artículo 160 – Carga de la prueba

Esta norma establece que:

“Incumbe a las partes probar los hechos que han afirmado.”

👉 Traducido al lenguaje de la cobranza:
quien afirma haber cobrado, requerido o gestionado, debe poder probarlo.

Por tanto, si un acreedor quiere que su gestión de cobranza sea considerada por un juez, debe haberla documentado correctamente.

3. Qué busca realmente un juez al revisar una cobranza previa

En juicio, el juez no evalúa si el acreedor insistió, sino si la gestión fue:

• real
  
  

• verificable
  
  

• respetuosa del debido proceso
  
  

• compatible con la buena fe contractual
  
  

Aquí aparece el segundo pilar normativo.

4. La buena fe como criterio de validez

📌 Código Civil

Artículo 1562 – Buena fe contractual

Este artículo dispone que los contratos deben ejecutarse de buena fe, y que esta se presume.

👉 La gestión de cobros derivada de un contrato no está al margen de este principio.

Una cobranza que:

• tergiversa información
  
  

• amenaza indebidamente
  
  

• exagera consecuencias legales
  
  

puede ser vista como contraria a la buena fe, debilitando la posición del acreedor.

5. Qué tipo de documentación sí sirve en juicio

Desde una perspectiva probatoria, una cobranza efectiva es aquella que deja rastros objetivos, tales como:

• comunicaciones escritas (correos, cartas)
  
  

• requerimientos con fecha cierta
  
  

• propuestas de pago documentadas
  
  

• respuestas del deudor (aunque sean negativas)
  
  

Lo relevante no es la cantidad, sino la calidad probatoria.

👉 Todo debe permitir al juez reconstruir el historial de la gestión.

6. Lo que NO conviene hacer (y suele arruinar la prueba)

Desde la experiencia judicial, estas prácticas suelen invalidar o debilitar la gestión de cobros:

• llamadas sin respaldo escrito
  
  

• mensajes intimidatorios o informales
  
  

• contactos con terceros ajenos a la obligación
  
  

• amenazas de embargo sin proceso judicial
  
  

Además de carecer de valor probatorio, estas conductas pueden generar defensas legítimas del deudor.

7. El debido proceso como límite probatorio

📌 Constitución de la República del Ecuador

Artículo 169 – Principios del debido proceso

Este artículo consagra principios como:

• contradicción
  
  

• lealtad procesal
  
  

• respeto a las formas propias de cada procedimiento
  
  

👉 Una gestión de cobranza que viole estos principios no se fortalece en juicio, sino que se debilita.

8. Enseñanza central del artículo (núcleo)

En Ecuador, una cobranza extrajudicial solo es útil en juicio si fue documentada con buena fe y con respeto a la carga de la prueba.

No se trata de presionar más, sino de documentar mejor.

Una gestión de cobros bien estructurada puede reforzar una demanda;
una mal hecha puede convertirse en un problema legal adicional.